1. Употребление частиц не и ни основано на разграничении значений, которые частицы вносят в предложения.
2. Частица не употребляется для выражения отрицания в предложениях (не знаю, не умею, не готов), частица ни — для усиления отрицания, имеющегося в предложении; отрицание может быть выражено словами (нет, нельзя, не), а может только подразумеваться: На небе нет ни облачка. — На небе ни облачка.
3. Частица не употребляется для выражения утверждении в составном глагольном сказуемом (двойное отрицание): не могу не сказать (т.е скажу), не мог не знать (т.е. знал). В качестве первой части сказуемого могут выступать также слова нельзя, невозможно: нельзя не сказать, невозможно не знать. Частица ни чаще употребляется с местоимениями в предложениях с отрицательным сказуемым (при сказуемом имеется отрицание не): ни к кому не обращался, ни с кем не говорил.
4. Частица не часто открывает вопросительные предложения типа Не правда ли, прекрасная погода? Не удивительно ли, что он поверил тебе? Частица ни может употребляться для выражения запрета или устойчивой просьбы в эмоционально окрашенных предложениях типа Ни шагу назад! Ни минуты покоя!
5. Частица не пишется в восклицательных и вопросительных предложениях, а частица ни — в придаточных предложениях с уступительным оттенком значения для усиления утвердительного смысла: К кому он только не ходил! Чего он только не предпринимал! (общее значение: ко всем ходил, всё предпринимал) — К кому он ни ходил, чего ни предпринимал, всё было напрасно (общее значение: хотя и ко многим ходил, хотя и многое предпринимал, всё было напрасно).
6. Частицы не и ни входят в состав многих устойчивых сочетаний, которые рекомендуется запомнить:
а) не в меру, не в пример, не к добру, не к спеху, не по вкусу, не под силу, не по нутру, не с руки и т. п.;
б) ни дать ни взять, ни бе ни ме, ни там ни сям, ни свет ни заря, ни за что ни про что, ни дна ни покрышки, ни за понюх табаку, ни за грош и т. п.
Примечание. Различаются сочетания: ни один (никто) — не один (много), ни разу (никогда) — не раз (часто). Ср.: Ни один из них не пришёл на помощь. — На помощь пришёл не один. Я ни разу его не видел. — Я видел его не раз.